قم بتنزيل نموذج محضر اجتماع جاهز بتنسيق PDF وكوثيقة. يعد هذا أحد أساسيات أي عمل لأنه يساعد في جعل الاجتماعات أكثر تنظيمًا ومن الجدير بالذكر أنه يوفر الكثير من الوقت والجهد في جميع عناصر الاجتماع.

قالب محضر اجتماع مصمم مسبقًا

على الرغم من عدم وجود تنسيق قياسي يمكن الاعتماد عليه عند كتابة قالب محضر الاجتماع، إلا أنه من الضروري أن يحتوي القالب على عدد من العناصر الإلزامية.

نموذج جاهز لمحضر الاجتماع الرسمي

يجري …………………. على……./……../………… بالضبط……………. تم عقد اجتماع …………….تحت رعاية ……………….

بحضور الأعضاء:

  1. ……………………….

  2. …………………………

  3. ……………………….

  4. ……………………….

  5. …………………………

  6. …………………………

اعتذار للأعضاء:

  1. …………………….

  2. …………………….

  3. …………………….

  4. …………………….

  5. ………………….

  6. ………………………

وذلك لمناقشة جدول الأعمال الذي يحتوي على عدة نقاط مهمة تصب في مصلحة مؤسستنا، وهي كما يلي:

  1. ………………………………………

  2. ………………………………………

  3. ………………………………………

  4. ………………………………………

  5. ………………………………………

وقد أسفرت هذه المناقشة عن العديد من التوصيات والقرارات:

  1. ……………………………..

  2. ……………………………..

  3. ……………………………….

  4. ……………………………..

  5. …………………………….

  6. ……………………….

واتفق المجتمعون على عقد اجتماع قادم يوم ……….. والتي تنعقد بناء على ذلك : ………… في يوم : ………./ ………. /…………. فقط في الساعة المناسبة ……….

التوقيع………، …………….، ………….، ……………، ……………….

تحت المتابعة: ……………………

نموذج رسالة لاجتماع الحكومة

يعد قالب خطاب المراجعة أحد الأشياء الأكثر موثوقية في العديد من المؤسسات المختلفة، سواء كانت تعليمية أو اجتماعية.

بسم الله الرحمن الرحيم

محضر اجتماع الإدارة …………… رقم: ………………

وبإذن الله تعالى وتوفيقه سيتم عقد اجتماع ………………………… برئاسة السيد …………………………………………. . وسيحضر هذا الاجتماع الأعضاء التالية أسماؤهم:

  1. ……………………………………………………………………………

  2. ……………………………………………………………………………

  3. ……………………………………………………………………………

ومن المقرر أن يعقد اللقاء أيضا يوم ……….. بدلا من ذلك، وفقا لذلك: ……/ ……/ ……. فقط في الوقت المناسب ……………

كما أعتذر عن عدم حضور الاجتماع:

  1. ……………………………………………………………………………

  2. ……………………………………………………………………………

وفي بداية الاجتماع بدأ رئيس اللجنة افتتاح هذا الاجتماع بعد الترحيب بالأعضاء الحاضرين في هذا الاجتماع بمناقشة ……………………………………………. بعد ذلك استعرض رئيس اللجنة جدول الأعمال الذي تضمن:

  1. ……………………………………………………………………………

  2. ……………………………………………………………………………

وقد عرض المشاركون كافة الآراء والمقترحات التي اقترحها الأعضاء وهي كما يلي:

  1. ……………………………………………………………………………

  2. ……………………………………………………………………………

  3. ……………………………………………………………………………

رئيس اللجنة : ………………..

التوقيع: ……………………………

نموذج محضر اجتماع مجلس إدارة المدرسة

تحتاج معظم المدارس إلى عقد جلسة لتحسين المستوى التعليمي للمدرسة. ولذلك لا بد من إعداد نموذج محضر الاجتماع لمعرفة الأهداف المحققة.

تم اللقاء في مدرسة …………………………………………………. تحت إشراف السيد مدير المدرسة ……………………….

في تاريخ ……../………./……. الموافق ……………. عليه.

حضر اللقاء :

  1. …………………………………………….

  2. …………………………………………….

  3. …………………………………………….

  4. …………………………………………….

ولظروف خاصة لم يتمكن الأشخاص التالية أسماؤهم من حضور الاجتماع:

  1. …………………………………………….

  2. …………………………………………….

وتم خلال اللقاء مناقشة عدد من النقاط المهمة التي من الممكن أن تؤثر بشكل إيجابي على مسيرة المدرسة خلال الفترة المقبلة. هذه النقاط هي:

  1. …………………………………………….

  2. …………………………………………….

  3. …………………………………………….

  4. …………………………………………….

وفي نهاية الجلسة تم ملاحظة ما يلي:

  1. …………………………………………….

  2. …………………………………………….

وانتهى اللقاء الساعة …………….

توقيع المدير العام : …………………………….

توقيع رئيس الجلسة : ………………..

ختم المدرسة : ……………

أنواع الاجتماعات التي تستخدم نموذج المحضر

يعد نموذج محضر الاجتماع أحد النماذج الأكثر استخدامًا لاجتماعات المؤسسات المختلفة.

  • اجتماع لاستعراض الأوضاع الراهنة للمؤسسة.

  • وكانت جميع الاجتماعات تدور حول طرح أفكار جديدة والحصول على الآراء بشأنها.

  • اجتماع التواصل.

  • جميع الاجتماعات التي تحتوي على تغييرات عاجلة وتقييمها.

  • اجتماع التطوير.

أهم عناصر محضر الاجتماع

على الرغم من اختلاف التنسيقات التي يمكن كتابة قالب محضر الاجتماع بها، إلا أن هناك بعض العناصر المهمة التي يجب تضمينها.

  • مكان اللقاء.

  • اذكر أي شروط متفق عليها.

  • التوصيات والمقترحات التي تم ذكرها خلال اللقاء.

  • قائد الاجتماع .

  • تأكد من توقيت محضر الاجتماع

  • الموعد الدقيق للاجتماع.

  • من الممكن إضافة تاريخ انتهاء للاجتماع.

  • وفي حالة الاتفاق على موعد آخر، سيتم ذكر ذلك في العقد.

  • لخص بوضوح ما حدث في الاجتماع.

  • بالنسبة للمهام المهنية، يجب ذكر نشاط كل شخص حاضر في الاجتماع.

أهمية تدوين محضر الاجتماع

نرى إذن أن نموذج محضر الاجتماع من أكثر الأشياء استخداماً في كافة المؤسسات وذلك لأهميته الكبيرة التي تكمن في:

  • إعلام المشاركين والغائبين بكل ما حدث في الاجتماع.

  • شرح النجاحات التي حققها اللقاء.

  • التقليل من التلاعب والتغييرات التي قد تحدث بسبب المسائل المربكة لدى بعض الأشخاص.

  • عدم مراجعة القرارات التي اتخذها أعضاء الجمعية.

  • إمكانية الاحتفاظ بنسخة ورقية من كل ما حدث في الاجتماع.

  • ويلعب دورًا مهمًا في مساعدة المدققين في مراجعة جميع القرارات المتعلقة بالمعاملات المالية.

الاجتماعات مهمة لجميع المؤسسات. ولتحقيق الغرض منها، يجب إنشاء محضر اجتماع جاهز عند الانتهاء منه لتسجيل كل ما تم الاتفاق عليه، وبالتالي تقليل الأخطاء.