يتولى المساعد الإداري في المدارس العامة أو الخاصة مجموعة متنوعة من الوظائف والواجبات المهمة جدًا التي لا يمكن تجنبها، مثل الأعمال الورقية في مكتب المدرسة. يقوم المساعد الإداري بالمدرسة أيضًا بالرد على الهواتف والحفاظ على الملفات والترحيب بالزوار.
المحتويات
مهام المساعدة الإدارية في المدارس
يتولى المساعد الإداري عدداً كبيراً جداً من المهام والأنشطة الضرورية التي من خلالها يمكن تطوير وتحسين نظام التعليم والتعلم بشكل كبير.
يعتني المساعد الإداري بجميع الخدمات الإدارية المتعلقة بالطلاب، وكذلك بأولياء الأمور، وبالتالي يعمل مباشرة مع مدير المدرسة.
يعتبر المساعد الإداري هو المسؤول الأول والأخير أمام مدير المدرسة عن الكتب التي يجب تسليمها لجميع الطلاب.
وظائف مساعد إداري في المدارس
سيوفر هذا المساعد الإداري مواقع تخزين مناسبة لهذه الكتب.
ويجب أن تكون هذه المواقع أيضًا مناسبة وبعيدة عن متناول هؤلاء الطلاب.
يهتم المساعد الإداري بشدة بإدارة عمليات المخيم داخل المدرسة.
وتقوم بمراقبة هذا المخزون بشكل دوري ومستمر حتى يتم الحفاظ عليه.
في صباح كل يوم دراسي، يقوم المساعد الإداري بإعطاء جميع الموظفين دفتر التمارين الذي يقوم هؤلاء الموظفون من خلاله بتنفيذ الأعمال المطلوبة منهم.
ولا يقتصر دور المساعد الإداري على تسليم هذه المسؤولية.
كما يحصل على هذه الوثيقة في نهاية اليوم الدراسي ثم يحفظها في الأماكن المخصصة لذلك.
مهام المساعدة الإدارية في المدارس
يقوم المساعد الإداري بانتظام بتنظيم وترتيب جميع الملفات الإدارية المتعلقة بالموظفين أو المعلمين وحتى شؤون الطلاب والمعلمين داخل تلك المدرسة.
يعمل المساعد الإداري داخل هذه المدرسة عن طريق إضافة أي تحديثات حالية للمعلومات الشخصية للمعلمين أو الموظفين إلى ملفاتهم أو سجلاتهم.
يتعامل المساعد الإداري مع حضور أو غياب الطلاب والطالبات بطريقة واضحة للغاية كما أنه يساعد المعلمين والمعلمات في جرد الوثائق المتعلقة بالحضور والغياب.
يقود المساعد الإداري التجمع الصباحي داخل المدرسة مع المعلمين المسؤولين.
كما أنه يعتني بهؤلاء الطلاب أثناء فترات الراحة.
قام المساعد الإداري بالتواصل مع أولياء الأمور
يستخدم المساعد الإداري كافة الوسائل المتاحة له للتواصل مع أولياء الأمور سواء عبر شبكات التواصل الاجتماعي أو عبر الهاتف المحمول.
يقوم المساعد الإداري بالتواصل مع أولياء الأمور لإبلاغهم بالتأخر المستمر للطلاب والطالبات أو حتى الغياب عن المدرسة لعدة أيام متتالية.
كما يعتني المساعد الإداري بوسائل الاتصال المختلفة حتى يتمكن من التحدث مع أولياء الأمور في حالة ارتكاب الطالب لجريمة أو مشكلة لا تقبلها إدارة المدرسة.
ويتولى المساعد الإداري استكمال الإجراءات الإدارية اللازمة لدخول الكلية إلى المدرسة أو حتى الانتقال من صف إلى آخر.
المهام المطلوبة
يسعى المساعد الإداري في المدارس المختلفة إلى استكمال أي أوراق أو مستندات رسمية من شأنها قبول الطالب في تلك المدرسة.
يعمل المساعد الإداري مباشرة مع مسؤول شؤون الطلاب بالمدرسة.
ولهذا يزوده بجميع الأوراق أو الشهادات الطبية التي يحتاجها ويريدها.
يعتبر الأرشيف وتنظيمه وحتى الحفاظ عليه من المهام المهمة جدًا التي يكون المساعد الإداري مسؤولاً عنها.
ولذلك فهو يحتفظ بجميع السجلات والأوراق المهمة والضرورية.
ولا يقتصر عمل أو وظيفة المساعد الإداري على هذه الأنشطة فقط.
بل يقوم بجميع المهام التي يكلفه بها مدير المدرسة أو مشرفه المباشر في العمل.
معلومات عن المساعدين الإداريين في المدارس
المساعد الإداري لديه اتصال مباشر مع جميع موظفي المدرسة والمعلمين.
يتمتع بعلاقة جيدة مع الجميع ويهتم بجميع احتياجاتهم.
المساعد الإداري لا يعمل مع مؤسسة خارجية وعمله يتم فقط في المدرسة التي يعمل بها.
يعرف المساعد الإداري كافة أساليب التحسين والتطوير المنتظم والمستمر لعمله.
يعمل دائماً على معرفة كافة التعليمات والإرشادات المتعلقة بعمله.
من المهم جدًا أن يفهم المساعد الإداري كافة تفاصيل المهام المكتبية المختلفة.
يعتبر العمل المكتبي من أهم وأفضل المهارات التي يجب أن يتمتع بها المساعد الإداري.
كما يجب عليه أن يكون على علم بجميع التطورات المتعلقة بهذا العمل وأن يواكب عمله.
كما يجب أن يكون هذا المساعد الإداري على دراية بجميع الأدوات والمعدات المتعلقة بعمله في الإدارة التعليمية.
ومن الضروري أيضًا التمييز بين كل إدارة وطريقة استخدامها.
المهارات التي يجب توافرها في المساعد الإداري
يجب أن يفهم هذا المساعد الإداري عمل الفهرسة بالكامل.
ستقوم أيضًا بتنظيم المستندات المختلفة وترتيبها بطريقة مألوفة لجميع العاملين في هذه المدرسة.
تعتبر القدرة على تشغيل أجهزة الكمبيوتر والتعامل معها بشكل واضح وصحيح من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري فهي مفيدة في إنجاز عمله.
كما تعد القدرة على التواصل مع الآخرين والقدرة على العمل ضمن فريق من أهم المهارات التي تساعد المساعد الإداري في الحفاظ على وظيفته وعدم التخلي عنها.
كما يجب أن يكون المساعد الإداري على دراية بالقدرة على تنظيم الملفات بشكل صحيح في النظام المدرسي الذي يعمل به وهذا سيساعد على تحقيق أفضل وأعلى النتائج.
الخصائص الشخصية للمساعد الإداري
من المهم جدًا أن يتعامل المساعد الإداري مع أعباء العمل المختلفة بموقف ترحيبي.
ويجب عليه إنجاز كافة الأعمال المطلوبة منه مهما كانت الظروف.
تعتبر روح الفريق من أهم السمات أو الخصائص التي تميز المساعد الإداري عن الآخر.
تساعد هذه الميزة على تحقيق أفضل النتائج.
يجب أن يتمتع هذا المساعد الإداري أيضًا بالثقة بالنفس.
وتعني هذه الميزة الخاصة أيضًا أنه يتم الاحتفاظ بالوظيفة لأطول فترة ممكنة.
بالإضافة إلى ذلك، يجب على المساعد الإداري أن يكمل جميع الأعمال المطلوبة منه بموضوعية حتى يتمكن من الإجابة على مهام المساعد الإداري في المدارس.
يجب على المساعد الإداري أن يعامل جميع العاملين في هذه المدرسة بالتقدير والاحترام.
أنواع المساعدين الإداريين
يمكن للمساعد الإداري العمل في شركات الموارد البشرية وكذلك في شركات المبيعات والتسويق وحتى في شركات تكنولوجيا المعلومات.
كما يمكن للمساعد الإداري أن يقوم بدور السكرتير ويستقبل العملاء والزوار سواء داخل الشركة أو حتى من خارجها.
واجبات المساعد الإداري في المدارس
كما يدعم المساعد الإداري العديد من المشاريع الهامة في الشركات أو المدارس لشرح مهام المساعد الإداري في المدارس.
يعمل المساعد الإداري في مجال إنتاج الأفلام ويقدم العديد من الأفلام الوثائقية التي تتناول موضوعات مهمة وضرورية للغاية.
يتولى المساعد الإداري بعض المهام الكتابية التي قد تنطوي على تخزين أو تنظيم الملفات المختلفة، وهو ما يوضح واجبات المساعد الإداري في المدارس.
ما رأيك في هذا المقال؟ هل كانت المعلومات التي قدمناها حول مسؤوليات المساعد الإداري بالمدرسة كافية؟ أم لا؟ أخبرنا بآراءك المختلفة في التعليقات أسفل الشاشة.