يعتبر تخصص إدارة المكاتب من أهم التخصصات التي تحتاجها أي شركة أو مؤسسة لتعمل بشكل سليم. ولهذا السبب يعتبر هذا التخصص من أهم وأهم التخصصات الجامعية على الإطلاق. وبما أن أغلب الأشخاص ليس لديهم أي فكرة عن تخصص إدارة المكاتب، فسوف نتناوله بالتفصيل في هذا المقال. لذا تابع القراءة معنا إذا كنت تريد معرفة المزيد عن هذا التخصص الرائع.
المحتويات
ما هو تخصص إدارة المكاتب؟
يعرف تخصص إدارة المكاتب بأنه التخصص الذي يتعامل مع إدارة كافة الشؤون المختلفة في المكاتب بما في ذلك الأمور العملية والإدارية. بشكل عام، يتولى خريج هذا التخصص المنصب الأساسي لأي منصب في مؤسسة أو شركة. وهذا يعني أنه لن يتولى المهام الأساسية لصاحب المكتب، بل سيكون بمثابة ذراعه اليمنى.
المهام التي يقوم بها خريج هذا التخصص
إذا اخترت التخصص في إدارة المكاتب، سيُطلب منك إكمال المهام التالية عند الانتهاء من هذا التخصص:
- تتم عملية إدارة المكاتب الإدارية في المؤسسات أو الشركات المختلفة باستخدام أحدث التقنيات والأساليب المتوفرة في الأسواق
- التخطيط بشكل واضح ومنطقي بهدف تحقيق النتائج المرجوة بأقل جهد وفي أقصر وقت ممكن
- الإلهام والتحفيز المستمر لفريق العمل، لأن التحفيز المستمر يساعد على إنجاز العمل بشكل أسرع ويساعد أيضاً على بناء الثقة المتبادلة بين الطرفين.
- التعلم المستمر. في هذه الوظيفة، سوف تنمو مهنيًا، بغض النظر عن عدد سنوات خبرتك. بمعنى آخر، سوف تتعلم أشياء جديدة كلما عملت لفترة أطول في هذا المجال.
- يتولى جميع الاتصالات الخاصة بهذا المكتب، بما في ذلك المكالمات الهاتفية والرسائل النصية، بالإضافة إلى الفاكس ورسائل البريد الإلكتروني وغيرها بالطبع.
- القيام بكافة الأعمال الإدارية والتنظيمية لهذا المكتب أو ما يسمى بـ “أعمال السكرتارية”.
- الاستخدام الآمن لأجهزة الكمبيوتر أو الأجهزة المحمولة، خاصة فيما يتعلق بالبرامج الإدارية والتنظيمية المثبتة عليها
- كفاءة عالية في التعامل مع أنظمة المعلومات وقواعد البيانات المختلفة
- التواصل في الوقت المناسب وبطريقة احترافية مع جميع الأطراف المرتبطة بهذا المكتب، سواء كان هؤلاء الأفراد يعملون داخل المنظمة أو خارجها.
- القدرة على المشاركة بشكل مباشر أو غير مباشر في بعض وظائف إدارة الموارد البشرية لهذا المكتب
- بالإضافة إلى العديد من المهام الإدارية أو التنظيمية الأخرى المتنوعة
دراسات في إدارة المكاتب
أما طريقة دراسة هذا التخصص فتختلف من كلية لأخرى، كما هو الحال مع التخصصات الأخرى في الجامعات. تركز كل كلية على مواضيع معينة على حساب غيرها. ولهذا السبب قد تجد بعض المواد في كلية إحدى الجامعات وليس في كلية جامعة أخرى. ومع ذلك، بشكل عام، يجتاز طالب هذا التخصص المواد التالية:
- تكنولوجيا المكاتب
- تطبيقات وبرامج الحاسوب
- أساسيات الكمبيوتر
- إدارة الشركات
- الإجراءات المكتبية
- السلوك التنظيمي
- إدارة السجلات
- المصادر البشرية
- علم التسويق
- بالإضافة إلى العديد من المواد الأخرى التي تركز بشكل أساسي على عمليات تنظيم وإدارة المكاتب بأكبر قدر ممكن من الكفاءة
كم من الوقت يستغرق التخصص في إدارة المكاتب؟
بشكل عام تختلف مدة الدراسة في هذا التخصص من جامعة إلى أخرى. لكن بشكل عام يمكن القول أن مدة استكمال جميع الدورات في هذا التخصص تتراوح بين 3 و4 سنوات. مدة الدراسة في هذه المادة هي 4 سنوات فقط في معظم الجامعات العربية.
العمل بعد التخرج من هذا التخصص
لقد سبق أن ذكرنا لك أنه بعد التخرج، ستتولى بعض المهام الإدارية والتنظيمية في المكاتب المختلفة. لكن ما يجب أن تعرفه هنا هو أنه غالبًا ما يكون من الصعب على الخريج الجديد في هذا المجال العثور على وظيفة. وذلك لأن الشركات التي تبحث عن متخصص في إدارة المكاتب لا تقوم في كثير من الأحيان بتعيين خريج جامعي، بل تبحث بدلاً من ذلك عن شخص لديه خبرة بالفعل في هذا المجال أو لديه على الأقل درجة البكالوريوس في هذا المجال.
ولذلك، قد يكون من الصعب جدًا عليك العثور على فرصة عمل بعد التخرج مباشرة. هنا عليك أولاً القيام بالأنشطة الموجودة تحت إدارة المكاتب، مثل: على سبيل المثال، عمل موظف الاستقبال أو عمل إدخال البيانات في الشركات. وبعد اكتساب الخبرة العملية في التعامل مع مختلف أنواع الأعمال المكتبية أو الحصول على درجة البكالوريوس في هذا المجال، يمكنك بعد ذلك الانتقال إلى مناصب أعلى، على سبيل المثال كرئيس مكاتب في شركات أو مؤسسات مختلفة.
مجالات العمل في هذا المجال
يمكن لخريج تخصص إدارة المكاتب العمل في أحد المجالات التالية:
- مدراء المكاتب في مختلف المؤسسات والشركات العامة والخاصة
- الوحدات الإدارية للدولة المختلفة
- البورصات بمختلف أنواعها
- البنوك أو البنوك أو المؤسسات المالية بمختلف أنواعها العامة والخاصة
- الفنادق والمنتجعات أو المرافق السياحية المختلفة
- المستودعات الخاصة أو الحكومية
- المؤسسات العقارية بكافة أنواعها
- بالإضافة إلى العديد من مجالات النشاط المختلفة الأخرى، تعد المكاتب والعمليات الإدارية التنظيمية جزءًا من بيئة عملهم
المهارات المطلوبة لهذا التخصص
يمكن لأي شخص أن يدرس تخصص إدارة المكاتب، ولكن لكي تنجح في هذا التخصص وتبدع فيه، يجب أن تتمتع بالمهارات التالية:
- مهارات التواصل مع الآخرين: وذلك لأنه في هذا المجال يتعين على العامل التواصل ليس فقط مع عدد كبير جداً من الأفراد ولكن أيضاً مع المؤسسات أو الشركات أو غيرها من الجهات المختلفة.
- القيادة: يمكنك العمل في مكان ما كمدير مكتب بسيط، ولكن يمكنك أيضًا العمل في مؤسسة لديها مدير مكتب بالفعل. لذلك عليك أن تتعلم كيفية التصرف كعضو فعال في الفريق.
- مستوى عالٍ من المعرفة بالتكنولوجيا: كما ذكرنا سابقاً، سيتعين عليك تولي العديد من المهام الإدارية والتنظيمية، والتي غالباً ما يتم تنفيذها باستخدام برامج الكمبيوتر بمختلف أنواعها. لذلك، يجب أن تكون قادرًا على التفوق في هذه البرامج أو الحصول على فكرة أولية عنها ومن ثم تحسين مهاراتك بها مع مرور الوقت.
- الدقة والكفاءة العالية: تحتاج أيضًا إلى تدوين الكثير من الملاحظات المهمة أو إنشاء تقارير أو مستندات مهمة جدًا. لذلك، يجب أن تكون دقيقًا وأن تتمتع بمستوى عالٍ من البصيرة
- الموثوقية: إذا كنت تعمل في منصب مدير مكتب فإن صاحب هذا المكتب سوف يثق بك تماماً وبدون هذه الثقة لا يمكن أن تتم الأعمال المتبادلة بينك وبينه على الإطلاق. لذلك، تحتاج إلى إنشاء مصدر للثقة والحفاظ عليها بشكل جيد
- الدقة العالية في الوقت: يعتبر الوقت من أهم العوامل التنظيمية على الإطلاق ولذلك يجب على أي شخص يريد العمل في مجال تنظيمي أو إداري أن يحترم الوقت بشكل كبير وأن يكون قادراً على إنجاز المهام المطلوبة منه في الوقت المحدد له .
وبهذا نصل إلى نهاية مقال اليوم. تحدثنا فيه عن التعريف بتخصص إدارة المكاتب والمواضيع التي يتضمنها. كما أخبرناكم بمدة الدراسة في هذا التخصص بالإضافة إلى أهم المجالات المهنية المستقبلية والمهارات المطلوبة للدراسة. ولا تنسوا زيارة موقعنا بانتظام حتى تتمكنوا من قراءة المزيد من المقالات التي تقدم معلومات مفصلة وواضحة عن المواد الجامعية الأخرى.
إقرأ أيضاً من موقعنا: