المحتويات
يتألف التقرير من ثلاثة أجزاء رئيسية ، أي أن فن التقرير يعتبر من الفنون الإدارية المهمة ، مما يساعد المسؤولين والأفراد على إدارة علاقاتهم التجارية ويخرج بنتائج وتوصيات تستند إلى أسس علمية سليمة كتقرير. سنتعرف على التقرير وأنواعه وأهم العناصر الأساسية للتقرير.
المحتويات
فن كتابة التقارير
في الدوائر الدراسية والأكاديمية ، هناك تداخل بين مفهومي المقال والتقرير حيث أن استخدام الكلمتين قابل للتبديل.بينما يعرض التقرير الموضوعات والأعمال التجارية والعلمية والتقنية بالتفصيل ، تستعرض المقالة الحجج ، بينما التقرير عبارة عن مستند ، ويقدم حقائق رسميًا. ويركز على الشرح ، ويسعى إلى الاستدلال والشرح. تقرير صغير لجمهور معين ولغرض محدد ، يصف أيضًا بشكل عام ويحاول تحليل المشكلة أو الموقف ، وعادة ما يقدم مجموعة من التوصيات للعمل المقبل ، ودائما تكون منضبطة ومنظمة بشكل جيد ويجب أن تكون واضحة.[1]
ميزات كتابة التقارير
لكتابة مقال جيد تمامًا ، يجب اتباع الخطوات التالية التي تضمن لك مقالة عالية الجودة:
- وفقًا لطبيعة المحتوى ، يجب أن يكون هناك عنوان مناسب لكل تقرير.
- يجب أن يكون التقرير قابلاً للقراءة من قبل شخص عادي ويجب أن تكون لغته مفهومة.
- يجب إعداد التقرير وتقديمه خلال فترة زمنية قصيرة أو خلال فترة زمنية محددة.
- يجب أن يكون التقرير دقيقًا وموضوعيًا ومحددًا.
- يجب فقط تضمين البيانات الدقيقة والمعلومات المتعلقة بالتقرير.
- يجب أن يوفر التقرير المعلومات فقط للأشخاص المعنيين.
- احرص على تنسيق التقرير وكتابة محتوياته بالترتيب.
- يجب أن يتضمن التقرير وصفا لجميع التفاصيل ذات الصلة.
- يجب أن تؤخذ تكلفة إعداد التقرير في الاعتبار.
- تحديد وتيرة التقارير وآليات عملها.
- يجب أن يكون هيكل التقرير جذابًا والأسلوب ليس مملاً للقراءة.
- يجب أن يحتوي التقرير على أحدث المعلومات فقط.
يتكون التقرير من ثلاثة أجزاء رئيسية:
بما أن التقرير يُقبل كأداة اتصال تساعد على توفير المراقبة والمتابعة والفحص والتقييم وفقًا للخطة المرسومة ، فإن التقرير يتكون من ثلاثة أجزاء ، وهي المقدمة وجوهر الموضوع والخاتمة. وفق سياسات المنظمة التي تسعى جاهدة لتحقيق أهدافها وتطلعاتها.
اقرأ أيضًا: الفرق بين التعميم والتقرير
ما هي عناصر التقرير؟
تضمن عناصر التقرير أن التقرير متفاخر ويمكن أن يقنع الناس بالمعلومات الصحيحة التي يقدمها ، سواء في شكل عرضه أو في المعلومات المحددة في التقرير. فيما يلي العناصر الأساسية للتقرير لإنشاء مقالة عالية الجودة:
- العنوان: يعطي العنوان فكرة بسيطة ومختصرة عن الموقف الذي يريد المؤلف تقديمه ، العنوان هو الواجهة الرئيسية للتقرير وهو أحد عناصر الجذب الرئيسية التي تدفع القارئ إلى مواصلة القراءة.
- ملخص: يقدم التقرير ملخصًا بسيطًا للموضوع ، مع إعطاء فكرة عن مبادئه فيما يتعلق بالمحتوى المقدم ، وهو موجز ومُقدم بلغة يمكن لأي شخص فهمها. لتكون قادرة على الفهم.
- المقدمة: المقدمة هي الجزء الأول من عناصر التقرير ، المقدمة ، وهي تقدم لمحة موجزة عن قيمة الموضوع ، بما في ذلك الترتيب الذي يتم به توضيح تفاصيل محتوى التقرير.
- المحتوى: يقدم التقرير مجموعة متنوعة من الدراسة والمحتوى الواقعي بناءً على تسلسل يتوافق مع وجود أقسام التقرير ، مع مراعاة ترتيب النقاط التي تربط الأحداث والأهمية في محتوى يتضمن: مجموعة من العناوين الفرعية والعناوين.
- الاستنتاجات: مجموعة من الاستنتاجات المستخلصة من التقرير ، والتي يجب أن يكون لها أساس منطقي منطقي ، كما يجب أن تكون الاستنتاجات منطقية ومثبتة ، ويجب أن تكون النتائج بعيدة عن التحيز ، وتقدم النصح والإرشاد للمضي قدمًا.
- التوصيات: وهي من المراحل المهمة والأخيرة التي تساعد على تجاوز مشكلة البحث وعدم تكرارها مرة أخرى ، وتقترح الحلول المناسبة للجميع.
- المرفقات: الملحق هو الدليل الواضح الذي يشرح استكمال المعلومات الواردة في التقرير ، وكذلك معرفة جميع الاستنتاجات والتوصيات والاستنتاجات حول التقرير ، وعادة ما يرغب الأشخاص المهتمون فقط في الاطلاع على هذه الملاحق.
ما هي أنواع التقارير؟
هناك العديد من أنواع التقارير التي تختلف في مهامها ووظائفها. وفيما يلي نسرد أهم أنواع التقارير المعروفة:
- التقارير الرأسية أو الجانبية.
- التقارير الداخلية أو الخارجية.
- التقارير الدورية.
- التقارير الرسمية أو غير الرسمية.
- تقارير قصيرة أو طويلة.
- تقارير إعلامية أو تحليلية.
- تقرير العرض.
- تقارير وظيفية
خطوات كتابة التقرير
فيما يلي نفحص طريقة إعداد التقارير بشكل صحيح ودقيق:
- حدد “وصف المهمة”: لاتخاذ قرار بشأن بيان المهمة لتقريرك ، مع التركيز على فكرة كتابة الغرض أو الدافع لتقريرك ، أو قراءة التعليمات الخاصة بك ، أو قراءة أي مصدر للمعلومات لديك حول التقرير. اكتب التقرير
- حدد الإجراءات: ماذا يعني التخطيط للتحقيق أو التحقيق وكيفية كتابة التقرير.
- العثور على المعلومات الصحيحة: من الأمور المهمة التي يجب مراعاتها العثور على المعلومات التي تحتاجها لتقريرك.
- تحديد الهيكل: هناك عدد من الهياكل التي تساعد في صياغة التقارير لأن لها هيكل مماثل ، ولكن قد يكون لها اختلافات طفيفة.
- تحضير الجزء الأول من تقريرك بمجرد إنشاء الهيكل الخاص بك ، من المهم كتابة العناوين ثم البدء في ملئها بالمعلومات التي جمعتها حتى الآن.
- تحليل النتائج: التحليل يساعد على استخلاص النتائج ، والنتيجة هي المكان الذي تحلل فيه نتائجك وتفسر ما تجده.
- تقديم الاقتراحات: تقديم اقتراحات قد تكون سببًا لإصلاح المشكلة.
- إعداد وجدولة الملخص التنفيذي: لذلك تحتاج بعض التقارير إلى ملخص تنفيذي أو جدول محتويات. على الرغم من أن هذين القسمين يقتربان من بداية التقرير ، فلن تتمكن من العمل معهم حتى تنتهي من التقرير. هذا أنهى البناء ولخص جميع الاقتراحات.
- قائمة المراجع: حاول تجميع قائمة بجميع المراجع المستخدمة.
- المراجعة والتدقيق: راجع مسودة التقرير.
اقرأ أيضًا: ما الفرق بين الدقائق والتقارير؟
مكونات التقرير
فيما يلي ندرس أهم مكونات التقرير التي تشكل تقريرًا متكاملًا من حيث المكونات الأساسية والهيكلية التي تساعد على كتابة التقرير وتقديم المعلومات كتابةً: أهم مكونات التقرير هي:
- مقدمات:
- الصفحة الأمامية.
- صفحة الخطاب المصاحب للتقرير.
- ملخص إداري.
- مكونات التقرير (الفهرس).
- تسجيل الدخول.
- نص التقرير (عرض البيانات):
- العناوين.
- ترجمات.
- العناوين الفرعية (إن وجدت).
- النهايات:
- ملخص التقرير.
- نصائح
- المعلق
- المكملات.
وصلنا إلى نهاية مقالنا الذي يشرح فن كتابة التقرير من خلال التعرف على ميزات كتابة التقرير والإجابة على سؤال وأهم مكوناته.