تعتبر واجبات المساعد الإداري من أهم الوظائف الموجودة، وبعض الوظائف لا يمكن القيام بها بدون المساعد الإداري، مثل: على سبيل المثال، الكتابة وحفظ الملفات وإجراء المكالمات الهاتفية والعديد من المهام الأخرى. تشمل مسؤوليات المساعد الإداري أيضًا الإشراف على مكتب الخدمات اللوجستية، والعمل مع مديري المشاريع الرئيسيين وإدارة الأمانة.
المحتويات
واجباته كمساعد إداري
غالباً ما تتنوع مهام المساعد الإداري ولا تقتصر على استقبال الزوار وتنظيم المواعيد والرد على المكالمات الهاتفية.
يمكن أن تشمل وظيفة المساعد الإداري أيضًا العمل اللوجستي في المكتب.
يعتني المساعد الإداري بالأمور المكتبية وينظم الجدولة.
عادة ما يتحدث المساعد الإداري نيابة عن الشركة، حيث يتم توجيه كافة الأسئلة والاستفسارات من خارج الشركة إليه.
يقدم المساعد الإداري تقارير عما يحدث في الشركة.
في حالة وجود متدربين جدد في الشركة وخاصة للمهام الإدارية سيتم تدريبهم على يد المساعد الإداري.
كما يقوم المساعد الإداري بتعليم المتدربين كيفية استخدام المعدات المكتبية لإنجاز العمل المطلوب.
محاسبة
من أهم إجابات سؤال: ما هي واجبات المساعد الإداري؟ إنها محاسبة.
عادة، يتم تعيين مساعد إداري للتعامل مع المهام المكتبية.
يقوم المساعد الإداري بتسجيل وإدارة النفقات.
كجزء من المهمة المحاسبية، يقوم المساعد الإداري بإنشاء جداول بيانات تحتوي على جميع المعلومات التي يحتاجها مديره وجميع تفاصيل الشركة.
يقوم المساعد الإداري بتسجيل النفقات التي تذهب من وإلى المكتب أو العمل.
تجدر الإشارة إلى أن إحدى أهم صفات المساعد الإداري هي معرفته ببرامج جداول البيانات مثل Microsoft Excel.
التخطيط والجدولة
يتولى المساعد الإداري تنظيم مواعيد المقابلات والاجتماعات بين رئيس الشركة وموظفيه.
تشمل واجبات المساعد الإداري أيضًا تنظيم العملية وتفاصيل وجبة العمل وإبلاغها للموظفين.
لكي يتمكن المساعد الإداري من التخطيط لغداء عمل، يجب أن يكون على دراية بحجوزات المطاعم ويتأكد من أن الأوقات مناسبة للأشخاص الذين يحضرون الغداء.
يقوم المساعد الإداري بإعداد الخطط التي سيتم تقديمها في الاجتماعات باستخدام Microsoft PowerPoint.
توثيق
وإذا سألنا ما هي واجبات المساعد الإداري؟ ومن الجدير بالذكر مهمة التوثيق التي تتضمن العديد من المهام.
من أهم مهام التوثيق هي إدارة الملفات وتسجيل جميع الأحداث المهمة في الشركة من خلال الملفات الموجودة على الكمبيوتر.
ويتم التوثيق أيضًا عن طريق تحرير المستندات على الكمبيوتر.
في بعض الأحيان يقوم المساعد الإداري بتسجيل الاجتماعات وتفاصيلها في المستندات.
واجبات المساعد الإداري في المدرسة
يُطلق على المساعد الإداري في المدرسة اسم وكيل المدرسة أو مساعد المدير. تختلف واجبات وكيل المدرسة عن واجبات المساعد الإداري العادي. وأهم هذه المهام هي:
تسجيل بيانات الحضور اليومي للطلاب.
تنظيم لقاءات مع أولياء الأمور واجتماعات بين المعلمين ومدير المدرسة.
يتولى المساعد الإداري بالمدرسة توثيق وصيانة البيانات المكتبية حتى التنفيذ.
يقوم وكيل المدرسة أو المساعد الإداري بتنظيم الشؤون المادية والإحصائيات حول نسبة الطلاب إلى نسبة المعلمين الموجودين في المدرسة.
الرد على كافة أنواع المراسلات
يتواصل أولياء الأمور مع المدرسة بطرق مختلفة: بعضهم يتواصل مباشرة مع مدير المدرسة، والبعض الآخر يستخدم الهاتف أو الرسائل أو البريد الإلكتروني.
يقوم المساعد الإداري بالمدرسة بالرد على الهاتف ومساعدة أولياء الأمور وتوصيل الرسائل المهمة إلى مدير المدرسة.
يقوم المساعد الإداري بالرد على رسائل البريد الإلكتروني سواء كانت من أولياء الأمور أو من الإدارة نفسها.
يعد الرد على الشكاوى والاقتراحات ومحاولة حلها جزءًا من واجبات وكيل المدرسة أو المساعد الإداري.
دعم المعلمين والطلاب
الإتقان في العمل هو أهم سبب لنهضة أي مؤسسة سواء كانت تعليمية أو غيرها، والمساعد الإداري المتفرغ لعمله يعمل على دعم الطلاب والمعلمين من خلال:
إلقاء كلمة صباحية للطلاب وتشجيعهم على العمل الجاد.
تقديم الهدايا وفرص الدعم المتنوعة للطلبة المتفوقين.
أرسل رسائل صباحية إلى عناوين البريد الإلكتروني للمعلمين لتشجيعهم على إتقان عملهم.
الاهتمام بأي وسيلة من شأنها تسهيل العملية التعليمية مثل: ب. الموقع الإلكتروني، ومتابعة رسائل البريد الإلكتروني بشكل مستمر.
تنظيم ملفات الطلاب
كما سبق أن ذكرنا فإن إتقان العمل يعد من أهم أسباب تطوير المؤسسة وخاصة في العملية التعليمية. يتولى المساعد الإداري بالمدرسة تنظيم ملفات الطلاب من خلال:
تسجيل مواعيد حضور ومغادرة الطالب وكذلك أيام الغياب لكل طالب في ملفه.
إعداد تقارير شهرية عن معدلات حضور الطلاب وأسباب غيابهم والتواصل مع أولياء الأمور لمناقشة هذا الأمر.
متابعة الطلاب الذين تجاوزوا أيام غيابهم واتخاذ القرار باستبعادهم أو اللجوء إلى حل آخر.
رعاية زوار المدرسة
يقوم المساعد الإداري باستقبال الزوار الذين يزورون المدرسة سواء كانوا أولياء أمور أو مشرفين من الوزارة.
يعتني المساعد الإداري بالترحيب بالزائرين بأفضل طريقة ممكنة والاستجابة لاحتياجاتهم والإجابة على أسئلتهم.
يرسل المساعد الإداري دعوات إلى الأشخاص الذين قد يستفيدون من قيام الطلاب بإعطاءهم ندوات.
عند زيارة أولياء الأمور، يقوم المساعد الإداري بشرح نظام المدرسة لهم حتى يتمكنوا من معرفة المزيد عن أطفالهم.
مهارات المساعد الإداري
بعد الإجابة على السؤال: ما هي واجبات المساعد الإداري؟ وسوف نتعرف على أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها المساعد الإداري، حيث أن هذه الوظيفة حساسة وتتطلب العديد من المهارات، أهمها:
وأهم مهارة هي القدرة على تشغيل الكمبيوتر حيث أننا نعيش الآن في عصر التكنولوجيا وقد انتهت أيام المستندات الورقية ويجب على المساعد الإداري أن يتقن استخدام الكمبيوتر.
– الإلمام بجميع برامج مايكروسوفت وأنظمة تشغيل الأجهزة مثل الطباعة الورقية وآلات التصوير.
القدرة على تنظيم الوقت والتوفيق بين المهام المختلفة، حيث كما سبق أن ذكرنا فإن وظيفة المساعد الإداري تتضمن العديد من المهام.
القدرة على الرد بشكل مناسب ولباقة على الرسائل.
وكذلك القدرة على اتخاذ القرارات بسرعة وحسم.
القدرة على التعامل مع الناس وحل مشاكلهم بسرعة ودون التسبب في مزيد من المشاكل للمؤسسة أو الشركة.
مهارات المساعد الإداري العام
معظم المهام التي يؤديها المساعد الإداري تخص مدير أو رئيس الشركة. لذلك من المهم أن يفهم المساعد الإداري مديره حتى يتمكن من تلبية احتياجاته.
من المهم أن يتمتع المساعد الإداري بقلب مفتوح وصبر كبير وألا يأخذ كل تصرف على محمل الجد حتى يتمكن من إكمال مهامه حسب الحاجة.
فهم حقوقه في مكان العمل ومعرفة مسؤولياته تجاه رئيسه والمنظمة ككل.
كيف تصبح مساعدًا إداريًا ناجحًا
لكي تصبح مساعدًا إداريًا ناجحًا، يجب أن تتمتع ببعض المهارات المهمة مثل:
المهارات الفنية التي تشمل استخدام كافة الأجهزة الإلكترونية وبرامج المستندات وجميع أنظمة الكمبيوتر.
مهارات التواصل بحيث يمكنك الرد على كافة الرسائل والتعامل مع زملاء العمل ورئيس العمل والأهم بالطبع التعامل مع الزوار.
المهارات التنظيمية ومن أهمها تنظيم الوقت والمواعيد والتوفيق بين ظروف الموظفين المختلفة.
القدرة على التعبير عن نفسك كتابيًا مما يتيح لك كتابة التقارير والرد على الشكاوى والاقتراحات.
قم بتنظيم مكتبك، لأن المكتب الفوضوي يترك انطباعًا سيئًا عنك.
لقد أبلغناك بالتفصيل عن مهام المساعد الإداري. أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها المساعد الإداري: إذا كان لديك أي أسئلة حول الموضوع، فيرجى ترك تعليق في أسفل الشاشة.