نظرًا لانتشار التواصل عبر الإنترنت، غالبًا ما يتم استخدام اللغة العامية في التواصل. لكن في بعض الأحيان قد تحتاج إلى استخدام اللغة العربية الفصحى إذا كنت تريد كتابة خطاب رسمي أو رسالة أو بريد إلكتروني. لذلك سنتحدث في سطور هذا المقال عن كيفية كتابة الرسائل بشكل رسمي وصحيح. تابع القراءة معنا إذا كنت تريد معرفة المزيد من التفاصيل.

كيف أكتب خطابات رسمية؟

قبل أن نتحدث عن كيفية كتابة الرسائل، يجب عليك أولاً معرفة الوقت المناسب لاستخدام الرسائل الرسمية. يجب عليك اتباع أسلوب الخطاب الرسمي إذا كنت تريد التواصل مع جهة ليست لك علاقة إلا بطريقة احترافية. على سبيل المثال، الشركات أو المؤسسات التي تعمل معها، أو الدوائر والشركات والمؤسسات الحكومية. بالإضافة إلى ذلك، لا ينصح باستخدام الرسائل الرسمية عند التعامل مع الأشخاص المقربين مثل أفراد العائلة والأصدقاء. والآن تابع قراءة الفقرات التالية لتتعرف على كيفية كتابة الرسائل الرسمية بشكل صحيح.

1- كتابة الرسالة إلكترونياً

وبما أن هذا جزء مهم من الأدب، فيجب عليك الانتباه إلى كيفية كتابة الرسالة الرسمية. تتم كتابة هذه الرسالة غالبًا باستخدام الأجهزة الإلكترونية وبرامج الكمبيوتر، ثم تتم طباعة الرسائل وتسليمها إلى المستلمين. بشكل عام، غالباً ما يتم استخدام أجهزة الكمبيوتر في كتابة الرسائل، وذلك لاحتوائها على العديد من البرامج والتطبيقات التي تسهل عملية الكتابة. ومن أشهر البرامج التي يمكن استخدامها نذكر برنامج Word. يتيح لك ذلك التحكم في العديد من العناصر المختلفة في النص كما يوفر للمستخدم العديد من خيارات التنسيق المختلفة والمتنوعة.

وتجدر الإشارة هنا إلى أنه إذا كنت تريد إرسال الرسالة مباشرة، أي أنه ليس لديك الوقت الكافي لكتابة الرسالة وطباعتها وتسليمها، فيمكن استخدام طرق أخرى. خدمات البريد الإلكتروني الأكثر استخدامًا هي تلك التي تسمح بإرسال الرسالة مباشرة إلى المستلم المطلوب عبر الإنترنت.

2- ابدأ بالعنوان والتاريخ

يجب أن تبدأ رسالتك الرسمية بإدخال اسمك الكامل وعنوانك ومن ثم تضمين التاريخ. لكتابة العنوان عليك كتابته في الزاوية العلوية من الصفحة على الجانب الأيمن أو الأيسر، وذلك حسب لغة الرسالة سواء كانت العربية أو الإنجليزية. إذا كنت ترغب في إرسال الرسالة نيابة عن الشركة أو المؤسسة التي تعمل بها، فيمكنك تضمين اسم وعنوان تلك الشركة أو المؤسسة بدلاً من اسمك وعنوانك.

أما بالنسبة للتاريخ، فمن الأفضل قبل إدخال التاريخ ترك سطرين فارغين على الأقل أسفل الاسم والعنوان. تأكد من كتابة التاريخ كاملاً، أي لا تستخدم اختصارات التاريخ التي نستخدمها في الحياة اليومية. على سبيل المثال، إذا كان الخطاب بتاريخ 8 أغسطس 2020، فاكتب التاريخ بالشكل: 8 أغسطس 2020، إلخ. وإذا كانت اللغة الإنجليزية، فيمكن كتابة أسماء الأشهر كاختصارات، مثل: ب. أغسطس بدلاً من أغسطس.

وتجدر الإشارة هنا إلى أن تحديد التاريخ ليس ضروريًا إذا كنت تريد إرسال الرسالة عبر البريد الإلكتروني. وذلك لأن رسائل البريد الإلكتروني تضيف التاريخ تلقائيًا إلى كل بريد إلكتروني.

3- قم بتدوين تفاصيل ومعلومات المستلم

بعد تقديم عنوانك واسمك وإضافة التاريخ، تحتاج الآن إلى إدخال تفاصيل المستلم. اترك أولاً سطرًا فارغًا واحدًا على الأقل تحت التاريخ، ثم ابدأ في إدخال هذه البيانات. في البيانات التي تدخلها، نقدم الاسم الكامل أو اسم الشركة أو المؤسسة. وهذا ينطبق بالطبع بالإضافة إلى عنوان الشخص أو الشركة أو المؤسسة أو المكتب المرتبط بهم. ولا تنس كتابة كل معلومة في سطر منفصل لتجنب الغموض أو الالتباس عند قراءة الرسالة.

بالطبع، إذا كنت تريد إرسال الرسالة عبر البريد الإلكتروني، فليس من الضروري كتابة هذه المعلومات. وذلك لأن بيانات المستلم موجودة بالفعل لمستلم البريد الإلكتروني الذي تريد إرساله.

4- ابدأ بكتابة التحية الرسمية

كما تتم كتابة الرسائل، تبدأ الرسائل بتحية رسمية. بعد كتابة المعلومات التي تمت مناقشتها سابقًا، اترك سطرًا فارغًا ثم اكتب التحية الرسمية التي تريد استخدامها. المؤشرات التي يجب أن تعرفها هنا بسيطة للغاية. أول هذه المؤشرات هو استخدام الاسم الأول فقط للشخص الذي تريد إرسال الرسالة إليه. ومع ذلك، يمكن استخدام الاسم الأول والأخير إذا كانت العلاقة رسمية أو مهنية للغاية.

بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت لا تعرف هوية الشخص الذي يتلقى الرسالة، فيمكن استخدام اسم المنصب الذي يشغله هذا الشخص بدلاً من اسمه. على سبيل المثال، يمكن كتابة ما يلي: عزيزي رئيس الموارد البشرية. يمكنك أيضًا كتابة تحية رسمية دون ذكر اسمك أو مهنتك. على سبيل المثال، أدخل الجملة: عزيزي السيد، سيدتي العزيزة، إلخ.

5- كتابة موضوع الخطاب

بعد الانتهاء من الخطوات الترحيبية والمقدمة، عليك الآن الوصول إلى جوهر الموضوع. في هذه الخطوة يجب عليك تحديد موضوع الخطاب أو الغرض المقصود منه. هناك أشياء كثيرة يجب الانتباه إليها هنا. أول هذه الأمور هو أنه لا ينبغي أن تكثر من العبارات والكلمات والسطور لتوصيل المعنى لأن أفضل الكلمات هي الصغيرة وذات المعنى. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك الابتعاد عن التشبيهات والكنايات والكلمات والعبارات الغامضة أو التي تربك القارئ. هذا يعني أنه يجب عليك الكتابة بأسلوب رسمي وبطريقة بسيطة ومفهومة.

بالإضافة إلى ذلك، تجنب استخدام اللغة العامية تمامًا، حتى لو كان المتلقي شخصًا يعيش بالقرب منك. إذا كان الخطاب باللغة الإنجليزية، فتجنب استخدام الاختصارات، على سبيل المثال. ب- اختصارات لأفعال الكون أو الملكية أو غيرها. يجب طرح الأسئلة الواردة في الرسالة بطريقة رسمية ومحترمة. على سبيل المثال، يمكنك كتابة: “نود أن نسمع رأيك في المشروع الذي نريد العمل عليه..؟” بدلاً من: “هل ترغب في العمل عليه…؟”.

أما بالنسبة لطول الرسالة فيفضل ألا يتجاوز صفحة واحدة. لكن إذا كنت قد اتبعت التعليمات السابقة وقمت بتوضيح النقاط التي تريد توضيحها بأقصر الطرق الممكنة وما زالت الرسالة أطول من صفحة، فيمكنك تركها كما هي.

6- أنهي حديثك بجملة إيجابية

وأخيرا، بعد ذكر النقاط التي تريد التحدث عنها بعناية، عليك أن تنهي حديثك بطريقة رسمية ومحترمة. ويتم ذلك من خلال استخدام عبارات تحفيزية إيجابية تشجع على مزيد من التفاعل بينك وبين متلقي الرسالة في المستقبل. الأمثلة الأكثر شيوعًا التي يمكن استخدامها هي: “مع أطيب التحيات من…” أو “يرجى قبول احترامنا الكامل” أو “أطيب التمنيات” وما إلى ذلك. لا تنس أن تضع في اعتبارك ما بين ختام خطابك وتعليقك. العرض التقديمي أو الموضوع يترك سطرين فارغين. ولا تنس أيضًا إضافة توقيعك الرسمي في نهاية الرسالة.

هنا نكون قد أكملنا خطوات كتابة الرسائل. ننصحك بقراءة هذه الخطوات وفهمها جيداً قبل البدء بالكتابة. لا تنس زيارة موقعنا دائمًا حتى تتمكن من قراءة المزيد من المقالات المفيدة.

اقرأ المزيد على موقعنا: