يعتبر البريد الإلكتروني أو البريد الإلكتروني من أشهر وسائل التواصل الإلكتروني. وعلى الرغم من اختراع العديد من وسائل الاتصال الأخرى عبر شبكة الإنترنت، إلا أن البريد الإلكتروني لا يزال يعتبر من أهم وسائل الاتصال هذه. في حين أن خدمات البريد الإلكتروني لا تستخدم على نطاق واسع في العالم العربي للتواصل مع الآخرين، إلا أنها لا تزال تستخدم في المعاملات العالمية الرسمية. ولهذا السبب سنتحدث في مقال اليوم عن كيفية كتابة قالب بريد إلكتروني رسمي باللغة العربية. تابع القراءة معنا إذا كنت تريد معرفة المزيد من التفاصيل حول هذا الموضوع.
المحتويات
كيفية كتابة قالب بريد إلكتروني رسمي باللغة العربية
أهمية استخدام البريد الإلكتروني أو البريد الإلكتروني أمر في غاية الأهمية إذا كنت تريد العمل في شركة أو مؤسسة. وهذا ينطبق فقط على الشركات أو المؤسسات الأوروبية والأمريكية، بل على كافة الشركات والمؤسسات الأخرى حول العالم. نظرًا للأهمية الكبيرة لرسائل البريد الإلكتروني والرسائل التي تنقلها، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل صحيح. وسنتحدث عن هذا في الفقرات التالية.
1- البدء بالتحية
قبل الحديث عن محتوى البريد الإلكتروني، يجب عليك أولاً أن تبدأ هذه الرسالة بتحية رسمية. ومن المهم ملاحظة أنه عليك اختيار التحية المناسبة للشخص المناسب أو التحية المناسبة في الوقت المناسب. على سبيل المثال، إذا كنت تريد أن تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى صاحب عملك واسمه أيمن، فاكتب ما يلي في بداية البريد الإلكتروني: سيد أيمن، أطيب التحيات.
2- عرف بنفسك
قد تجد هذه الخطوة غريبة بعض الشيء، خاصة وأن بريدك الإلكتروني سيكون مرئيًا للشخص الذي يتلقى البريد الإلكتروني. من الأفضل أن تقدم نفسك بإيجاز في بداية البريد الإلكتروني. وذلك لأن هذا التعريف يمكن أن يوفر على الطرف المقابل الكثير من الوقت ويساعدك أيضًا على تجنب الكثير من الشكوك. ما يجب أن تعرفه هنا هو أن خطوة التقديم الذاتي في البريد الإلكتروني يجب أن تكون قصيرة وموجزة. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل في المبيعات واسمك أحمد، فيمكنك كتابة: أنا السيد أحمد من قسم المبيعات.
3- تحديد موضوع البريد الإلكتروني
من أهم وأهم خطوات كتابة قالب البريد الإلكتروني الرسمي باللغة العربية هو تحديد موضوع ذلك البريد الإلكتروني. بشكل عام، يمكن التمييز بين شخص مبتدئ في كتابة رسائل البريد الإلكتروني وشخص آخر محترف فيها. يستطيع كاتب البريد الإلكتروني المحترف تحديد موضوع البريد الإلكتروني بطريقة بسيطة وفي سطور قليلة جدًا. على الرغم من أن المبتدئ سيجد هذه القصة صعبة للغاية وقد يحتاج إلى استخدام الكثير من الكلمات أو الجمل. لكن إذا كنت مبتدئًا في هذا المجال، فلا تقلق، فلن يستغرق الأمر سوى بعض الوقت لتعتاد على الكتابة بسهولة.
أما بالنسبة لتحديد موضوع البريد الإلكتروني، فيجب عليك تحديده مرتين. المرة الأولى تكون في المجال المخصص لكتابة موضوع البريد الإلكتروني الذي يظهر في جميع رسائل البريد الإلكتروني. المكان الثاني موجود أيضًا في بداية البريد الإلكتروني. تأكد دائمًا من تضمين موضوع البريد الإلكتروني في بداية البريد الإلكتروني حتى يتمكن القارئ من التعرف بسهولة على الموضوع أثناء قراءة البريد الإلكتروني.
4- تجنب الكلمات والعبارات الغريبة
إذا كنت تريد كتابة مقال، فمن الجيد استخدام التشبيهات والكنايات. ومع ذلك، عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني، يجب عليك الابتعاد عن هذه المفاهيم قدر الإمكان. تحتاج إلى كتابة محتوى البريد الإلكتروني ببساطة قدر الإمكان. يتيح ذلك للشخص التركيز على محتوى البريد الإلكتروني وليس على الكلمات الغريبة أو المفاهيم والقياسات الصعبة.
5- تجنب اللغة العامية
خطوة أخرى مهمة عند كتابة قالب بريد إلكتروني رسمي باللغة العربية هي الابتعاد عن اللغة العامية. إذا كنت ترغب في الحصول على أفضل نتيجة، ننصحك باعتماد اللغة العربية الفصحى. وذلك عندما يُطلب منك إرسال بريد إلكتروني إلى شخص يعيش في دولة عربية غير الدولة التي تعيش فيها. وهنا تبرز الاختلافات الثقافية بين البلدين، فقد يستخدم الشخص العادي كلمة عربية مسالمة، لكنها غير معروفة في ثقافة المتلقي. ولهذا ينصح بالاعتماد على اللغة العربية عند أداء الامتحان.
6- أفضل الكلام ما كان صغيراً ولطيفاً
بالإضافة إلى الأشياء التي تحدثنا عنها في الفقرات السابقة، عليك أيضًا الانتباه إلى طول البريد الإلكتروني الذي تكتبه. من الأفضل اختصار هذه الرسالة الإلكترونية قدر الإمكان، خاصة بالنسبة للمقدمة. ولذلك فإن الشخص الذي يتلقى هذا البريد الإلكتروني يمكنه قراءته بسهولة ولن يشعر بالملل أثناء قراءته. من المهم ملاحظة أن رسائل البريد الإلكتروني الطويلة أو رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على العديد من الفقرات قد يتم تجاهلها من قبل العديد من الأشخاص أو قد تؤخر عملية القراءة. لذلك، اختصر بريدك الإلكتروني قدر الإمكان ولا تضيف أي شيء غير ضروري.
7- استخدم الكلمات الطيبة
يتمثل الاختلاف الرئيسي بين رسائل البريد الإلكتروني التي يكتبها البشر ورسائل البريد الإلكتروني التي يتم إنشاؤها باستخدام الكمبيوتر في الكلمات وترتيب الكلمات. على الرغم من أن بعض برامج الكمبيوتر قادرة على كتابة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا، إلا أن رسائل البريد الإلكتروني هذه تفتقر إلى اللمسة الإنسانية. من أهم الأشياء التي يمكنك إضافتها إلى بريدك الإلكتروني هي الكلمات الطيبة. على سبيل المثال، إذا كان البريد الإلكتروني الذي تريد إرساله يحتوي على طلب، أضف العبارة: الرجاء قبول هذا الطلب، وما إلى ذلك.
8- ترتيب المقاطع
كما قلنا لك من قبل، يميل الأشخاص إلى تجاهل الكلمات المجمعة فوق بعضها البعض، وغالبًا ما تتأخر قراءة رسالة البريد الإلكتروني التي تحتوي على العديد من الفقرات أو العبارات. لذلك، إذا كنت ترغب في تحسين رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، استخدم علامات الترقيم في المكان الصحيح والصحيح. وأيضًا اكتب الخطاب في فقرات يسهل على المتلقي قراءتها. تجنب جعل البريد الإلكتروني كتلة واحدة، مهما استطعت.
9- إرفاق الوسائط
في بعض الأحيان قد تحتاج إلى إرفاق بعض الصور أو مقاطع الفيديو أو المستندات أو الروابط ببريدك الإلكتروني. عند توصيل هذه الوسائط، تأكد من أن الدقة جيدة بما فيه الكفاية ويمكن للطرف الآخر رؤيتها بسهولة. ولا تنس أيضًا ذكر هذه الوسيلة في بريدك الإلكتروني حتى لا ينسى المستلم تنزيلها ومشاهدتها.
وهنا وصلنا إلى نهاية مقال اليوم. تحدثنا فيه عن كيفية كتابة قالب بريد إلكتروني رسمي باللغة العربية من خلال ذكر بعض التلميحات والتعليمات المختلفة. ولا تنسوا زيارة موقعنا بانتظام لتتمكنوا من قراءة المزيد من المقالات التي تتحدث عن التعليم وطرق الكتابة بطريقة شيقة ومسلية.
اقرأ المزيد على موقعنا: