يحتاج أي مشروع أو منظمة إلى مجموعة من الأدوات والتقنيات لتخطيطه وإدارته بفعالية. ومن هذه الأدوات الأساسية المخططات التنظيمية التي توضح بشكل كامل هيكل المنظمة من إداراتها وأقسامها العامة والفرعية. تسهل هذه الخرائط على المديرين فهم الهيكل التنظيمي بسرعة وبشكل واضح.
المحتويات
تعريف المخطط التنظيمي
يتم تعريف المخطط التنظيمي على أنه رسم تخطيطي يوضح تقريرًا أو تسلسلًا هرميًا، وعادةً ما يستخدم لإظهار الهيكل التنظيمي للشركة، سواء للوكالات الحكومية أو أي مؤسسة أخرى.
يمكن تعريف المخطط التنظيمي بأنه عرض رسومي يوضح الحالة الهرمية للموظف داخل المؤسسة التي يعمل بها، وذلك من خلال ربط المسميات الوظيفية المختلفة مع بعضها البعض باستخدام رموز بسيطة مثل الخطوط والمربعات والدوائر.
للمخططات التنظيمية العديد من الاستخدامات ويمكن تنظيمها بعدة طرق مختلفة.
أهمية المخطط التنظيمي
يمكن لشركة أو مؤسسة الاستفادة من المخطط التنظيمي بعدة طرق، بما في ذلك:
- إظهار مسؤوليات الوظيفة وعلاقات الإبلاغ.
- السماح للإدارة بإدارة النمو أو التغييرات التي تحدث في الشركة بشكل أكثر فعالية.
- يُسمح للموظفين بفهم كيف يمكن أن يتناسب عملهم بشكل أفضل مع الخطة الشاملة للمنظمة.
- – تحسين قنوات الاتصال بين الموظفين والإدارة.
- إنشاء دليل مرئي للموظف.
- ويتم عرض أنواع أخرى من المعلومات، مثل نماذج كيانات الأعمال ومصفوفات البيانات.
أنواع المخططات التنظيمية
هناك أربعة أنواع أساسية من المخططات التنظيمية:
- المخططات التنظيمية التي تعمل من الأعلى إلى الأسفل
- خرائط المنطقة
- مصفوفة المخططات التنظيمية
- المخططات التنظيمية المسطحة
نماذج المخطط التنظيمي
مخطط تنظيمي عمودي
وهو نوع شائع من المخطط التنظيمي، حيث أنه يمثل سلسلة المناصب والسلطة داخل المنظمة بشكلها الأصلي من الأعلى إلى الأسفل، ويتميز بقمة ضيقة وقاعدة عريضة، إذًا تظهر المهام في الأعلى وتتدرج المهام الأقل أهمية إلى الأسفل وخطوط السلطة بين الأقسام.
الميزانية العمومية التنظيمية
تأخذ هذه الخريطة شكلاً أفقياً يتجه من اليمين إلى اليسار، وتبدأ المواضع العليا فيها من أقصى اليمين، ثم تنخفض عند التوجه إلى اليسار، ويفضل البعض استخدامها بدلاً من الوضع الرأسي، ومن هذه المزايا أنها أصغر حجمًا وسهلة الرسم وسهلة الفهم للطرق الديناميكية.
كيفية عمل مخطط تنظيمي
يمكننا استخدام SmartDraw لرسم مخطط هيكلي أو مخطط تنظيمي على أي جهاز كمبيوتر أو جهاز لوحي. يمكنك أيضًا الرسم يدويًا، ولكن الأهم من الرسم هو كيفية تحضيره وتنظيمه. في الواقع، لا يتطلب إنشاء مخطط هيكلي احترافي مهارات خاصة، ولكنه يتطلب اتباع الخطوات والنصائح المخططة حتى تحصل على خريطة أو مخطط هيكلي كامل.
يجب عليك أولاً النظر داخل الشركة لمعرفة ما إذا كان يجب أن تتدفق الخريطة من الأعلى إلى الأسفل، وماذا لو كان لشخص واحد أدوار متعددة في الهيكل التنظيمي؟
ستساعدك الإجابة على هذه الأسئلة وغيرها على رسم الخطة الصحيحة واختيار الهيكل التنظيمي الذي يناسب احتياجاتك الفريدة. يجب مراعاة بعض النقاط المهمة أثناء وضع الخطة
حاول رسم الخريطة بحيث يمكن احتواؤها على ورقة واحدة، وذلك باستخدام مجموعة من المربعات الأفقية في أعلى المخطط، وفي الأسفل لتضم أكبر عدد من المربعات في الصفحة الواحدة.
البرلمان
يمكن توفير مساحة كبيرة عندما يتم وضع الأشخاص الذين لديهم نفس المسمى الوظيفي في صندوق واحد بدلاً من توزيعهم على صناديق مختلفة.
جعل مربع متساوي في الحجم
يجب أن تحاول أن تجعل جميع المربعات بنفس الحجم وتوزع بالتساوي بين بعضها البعض، فهناك برامج كمبيوتر تقوم بذلك بشكل مباشر، لذلك عليك أن تختار أحد هذه البرامج لأنه سيوفر عليك الكثير من الوقت والجهد، والكمبيوتر. برنامج. سيكون التصميم الناتج أكثر استقرارًا وجمالاً.
اكتب اسم الوظيفة أولاً
يجب عليك إدخال المسمى الوظيفي للشخص قبل إدخال اسمه، لأن المنصب يحدد هيكل الوظيفة، وليس الأشخاص الذين يشغلونها، لذا يمكنك تغيير مناصب الأشخاص دون تغيير ترتيب المخطط بأكمله.
يمكنك إنشاء روابط بين مربعات الخريطة والمستندات الإلكترونية الأخرى، مثل الأوصاف الوظيفية في المربع، عن طريق إنشاء روابط بينها.
استخدم مربعات مختلفة لوصف وظائف نفس الشخص
في الشركات الصغيرة على وجه الخصوص، يمكن لشخص واحد إدارة أجزاء كثيرة من المنظمة، على سبيل المثال في شركات التكنولوجيا يمكن أن يكون الرئيس التنفيذي هو نفسه نائب الرئيس للهندسة، ويكون فريق الإدارة وفريق البرمجيات تابعين له، وبالتالي فإن أفضل طريقة. ولإظهار ذلك يتم وضع اسم الرئيس التنفيذي في خانتين مختلفتين، مرة تحت اسم نائب الرئيس للشؤون الهندسية وخانة أخرى باسم الرئيس التنفيذي وهنا ميزة الاعتماد على المنصب وليس على أسماء الأشخاص واضح.
استخدم الخطوط المنقطة بعناية
في بعض الأحيان يكون من المفيد إظهار بعض العلاقات داخل الخريطة باستخدام الخطوط المنقطة التي تربط بين مربعين مركزيين.
ومن الأمثلة الشائعة على ذلك تمثيل علاقة الموظف الذي يعمل كمساعد لثلاثة مدراء، ولكن مع وجود العديد من الخطوط المميزة على الخريطة، سيكون المظهر النهائي للخريطة مليئًا بالارتباك، وإذا كنت بحاجة إلى استخدام كثير. من الخطوط المنقطة، فمن الأفضل استخدام مخططات منفصلة لتمثيل تلك العلاقات.
ارسم مخططًا عن طريق استيراد بيانات الموظف
يمكن للعديد من برامج الخرائط التنظيمية استيراد بيانات الموظفين تلقائيًا من قاعدة بيانات، أو يمكنك إنشاء ملف خاص لكل موظف في برنامج مثل Excel في كل ملف، اسم كل منصب، اسم الشخص الذي يشغل اسم مديره يجب تضمينها، وسيقوم البرنامج برسم الخريطة بشكل تلقائي وبتصميم جيد.
استخدم الانترنت
عادة، يقوم العديد من الأشخاص بطباعة المخطط التنظيمي لشركتهم على الورق، ولكن إذا قمت بتحميله عبر الإنترنت، فسيكون ذلك أكثر فائدة بالنسبة لك. ستتيح لك الخريطة عبر الإنترنت رؤية الخريطة بأكملها في نفس الوقت وقراءة جميع بيانات الأشخاص. كما تتيح لك التفاعل معها، تمامًا كما تفعل التطبيقات التفاعلية، مما يجعل البحث داخل الخريطة أسرع وأسهل من البحث على الورق المطبوع. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك ربط بيانات الموظفين بعناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم، مما يسمح لك بإرسال بريد إلكتروني بسهولة وسرعة إلى أي موظف بمجرد النقر على اسمه.
قم بتقسيم الخريطة الكبيرة إلى مخططات أصغر
إذا كان الرسم الناتج كبيرًا جدًا، فسيكون من الصعب عرضه حتى على الكمبيوتر أو عبر الإنترنت، وبالنسبة للنسخ الورقية، قد يكون من الصعب الطباعة على ورقة واحدة.
يوصى بتقسيم الهيكل التنظيمي للشركة إلى مجموعات صغيرة، وإنشاء خرائط مختلفة بالحجم المناسب لكل مجموعة وربطها بالخريطة الرئيسية للشركة، حيث يتيح هذا الإجراء سهولة العمل وفوائد كبيرة من الخريطة.