اكتب محضر اجتماع الذي حضرته واختمه بتوصيات

تعتبر الاجتماعات من أهم الأنشطة التي لا غنى عنها في العديد من المؤسسات، بغض النظر عن الهدف، سواء كان ذلك في المدرسة أو في الشركات أو في الأحزاب السياسية. الهدف هو عرض ومناقشة الخطط المستقبلية ومحاولة حل مشاكل النظام. ولكي يكون الاجتماع رسميًا، يجب تسجيل كافة التفاصيل واختتامها بالتوصيات. .

نموذج محضر الاجتماع

محضر اجتماع مجلس الإدارة رقم ………. لسنة …………….

عقدت في…/…. /…….

جدول العمل

قراءة محضر الاجتماع السابق والموافقة عليه.

عرض قيمة النفقات والدخل لآخر ثلاثة أشهر.

دراسة قبول بعض الأعضاء الجدد

مناقشة القرارات المنفذة في الإجتماع السابق بتاريخ… /…../…..

الاطلاع على التقرير الشهري لأنشطة الشركة لشهر … .,…..,……..

ما الجديد في الاقتصاد؟

محضر الاجتماع

في يوم ……… من شهر ………. للسنة…..إلى ساعة واحدة بالضبط………. اجتمع رئيس مجلس الإدارة في مقر الشركة بالسيد/ العضو المنتدب السيد/……………. والمدير العام السيد …………………………. وبحضور كافة أعضاء الشرف:

………………………………

…………………………….

…………………………….

………………………………

………………………………

ولم يكن السادة حاضرين

………………………………

………………………………

وشارك في الاجتماع عدد من ……………….. أعضاء من إجمالي …………………. وعليه كان الاجتماع قانونياً، وبدأت دراسة جدول الأعمال والمناقشات وتم اتخاذ القرارات التالية:

وتمت قراءة محضر الاجتماع السابق والموافقة عليه

تمت الموافقة على ضم العضو السيد / …………………………………………………………….. رئيساً لمجلس الإدارة .

توصيات لمحضر الاجتماع

مهام الجودة ………….

توصيات لإدارة التسويق …………

واجبات رؤساء الأقسام ……………

توصيات من فريق المشتريات ……………

الاتفاق على سير العمل خلال الـ 6 أشهر القادمة وزيادة حصة المبيعات وتحقيق حصة الربح ……………………….. في هذه الفترة.

وتم إغلاق المحضر في حوالي الساعة …….صباحاً/مساءً.

رئيس مجلس الإدارة ……………………..

محضر الاجتماع باللغة الإنجليزية

محضر الاجتماع

اجتماع ………………………. حدث …………………………………………………. /……/………

مشارك:

……………………………………………………

……………………………………………………

……………………………………………………

الأعضاء غير الحاضرين:

……………………………………………………

……………………………………………………

……………………………………………………

بنود جدول الأعمال:

………………………………………………..

………………………………………………..

………………………………………………..

أعمال جديدة:

حالة	موعد التسليم	مالك	فعل

ملاحظات:

……………………………………………………

……………………………………………………

……………………………………………………

……………………………………………………

……………………………………………………

توصيات لمحضر الاجتماع

• التأكيد على دور ومسؤولية إدارة التسويق والمبيعات لمواكبة التطورات الجديدة وأساليب التسويق المبتكرة.
• الاتفاق على وضع استراتيجية لزيادة أصول الشركة من خلال التكامل والتفاعل بين جميع عمليات إدارة المشروع، مع الأخذ في الاعتبار نتائج عملية استثمارية محددة، والتي تكون بمثابة بيانات لعملية أخرى من أجل زيادة فرص نجاح المنظمة .
• ضرورة دعم وتطوير والاهتمام بإدارة الجودة من خلال إسناد أنشطتها وإدارتها إلى الموظفين الأكثر كفاءة وخبرة علمية ووضع رسالتها في المركز.
• مع الأخذ في الاعتبار أن عمليات المجال المعرفي للإدارة هي الطريق إلى نجاح الخطة المستقبلية والتي تشمل ثلاث عمليات: تقدير التكلفة، وموازنة التكلفة، ومراقبة التكاليف.
• تطوير الكوادر وتأهيل كوادر جديدة لأعمال التنفيذ المباشر من خلال فتح الدورات التدريبية للمهن المطلوبة.
• توفير وإنجاز كافة المعدات والآليات المطلوبة في أماكن العمل بهدف زيادة القدرة الإدارية للشركة.

خطوات إنشاء محضر الاجتماع

1. معالجة وكتابة المقترحات المقدمة.
2. عرض جدول الأعمال وتقديم أعمال جديدة للمناقشة.
3. ضع عنواناً مناسباً فوق كل بند تمت مناقشته في الاجتماعات السابقة.
4. قم بإعداد جداول التصويت لكل عنصر مقترح للتصويت لتساعدك في عد الأصوات وفرزها.
5. انتبه إلى سرعة تسجيل البيانات، وإيجاز العبارات، وعدم العمق والإيجاز في السرد.
6. تأكد من وجود مساحة للخاتمة التي تشير إلى توصيات مجلس الإدارة.

أهمية وفوائد محضر الاجتماع

• توثيق المواضيع الرئيسية التي أثيرت خلال الاجتماع للرجوع إليها في المستقبل.
• إعلام الموظفين الغائبين بالمناقشات والقرارات المتخذة في الاجتماع.
• إنشاء إحصائيات وقواعد بيانات بناءً على معلومات جاهزة للاجتماعات المستقبلية.
• تسهيل تطوير الخطة والالتزام بخطوات العمل.
• قم بتدوين الملاحظات للتأكد من عدم ضياع أي فكرة أو أي شيء قيل في الاجتماع.
• في بعض الأحيان، يكون إعداد محاضر الاجتماعات مطلوبًا بموجب القانون، على سبيل المثال للاجتماعات التأديبية والتحقيقات.
• تعد محاضر الاجتماعات الطريقة المثالية لموظفي الشركة لتجنب سوء الفهم الذي ينشأ عن الاعتماد على الذاكرة في الاجتماعات.
• لا يجوز للموظف أن ينكر المهام الموكلة إليه أو يدعي أنه لم يكن على علم بها.
• تسهيل جداول زمنية واضحة لإبقاء الجميع على المسار الصحيح لتحقيق أهداف المنظمة.
• توضيح جميع الخطوات التالية والأشخاص المسؤولين عنها.

كيفية ملء محضر الاجتماع

إذا طلب منك مديرك كتابة محضر الاجتماع الذي حضرته واختتامه بالتوصيات، عليك أن تأخذ في الاعتبار بعض النقاط المهمة لأن كل منظمة تختلف عن غيرها عندما يتعلق الأمر بتسجيل محضر الاجتماع، ولكن الاختلافات صغيرة ومتشابهة في الشكل تركيب اساسي.

يجب عليك أن تناقش مع رئيسك أو مديرك التنفيذي ما هي التنسيقات الرسمية التي تعكس هوية الشركة أو المؤسسة، ويجب عليك أيضًا مراجعة محضر الاجتماع السابق لاستخدامه ومحاكاته.

هناك أيضًا خيار طلب نسخة من جداول أعمال الاجتماعات السابقة وتجميع أسماء جميع الموظفين، بما في ذلك الضيوف أو المتحدثين، في قائمة لراحتك.

كمكافأة، إذا لم يطلب منك المدير كتابة الملاحظات، ففكر في تسجيلها، حتى لو كانت مكتوبة بخط اليد في الشريط الجانبي، لأن الرجوع إليها قد يكون مفيدًا في الاجتماعات المستقبلية.

عناصر قالب محضر الاجتماع

• عنوان المحضر: يحتوي على اسم فريق العمل ولجنة الاجتماع وتاريخ الاجتماع والمكان والزمان.
• أسماء المشاركين: نقوم بعمل قائمة بأسماء جميع الموظفين الذين حضروا الاجتماع مع الإشارة إلى مناصبهم ومراعاة التاريخ المهني لكل منهم، وكذلك المتغيبين بسبب حصولهم على نسخ من المحضر.
• الموافقة على البروتوكولات السابقة: عادة ما يتم كتابة هذه النقطة تحت العناصر الأساسية بحيث يمكن الها بسهولة ويوضح ما إذا كانت البروتوكولات السابقة قد تمت الموافقة عليها، مع ذكر الإجراءات والمسؤوليات المعلقة.
• خطوات العمل: تم تسجيلها على أنها تتطلب بعض الإجراءات غير المكتملة منذ الاجتماع الأخير، إلى جانب أي عمل حالي وجديد يتطلب الاهتمام الآن، بما يتماشى مع خطة العمل الموضوعة.
• إعلانات الاجتماع: هذه هي تقارير مفصلة عن إعلانات المشاركين، بما في ذلك بنود جدول الأعمال المقترحة للاجتماع القادم.
• تاريخ الاجتماع التالي: يسجل هذا الحقل كافة تفاصيل الاجتماع التالي، وخاصة التاريخ والمكان.
• التوقيعات: تتكون من سجل باسم معد البروتوكول وتاريخ تقديمه والموافقة عليه. في بعض الحالات، تشترط بعض المؤسسات أكثر من توقيع للحصول على محاضر ذات طبيعة قانونية، خاصة في اجتماعات مجلس الإدارة.

إذا طلب منك المدير كتابة محضر الاجتماع الذي حضرته وختمه بتوصيات لكتابة محضر اجتماع جاهز، فيجب عليك تسجيل المناقشات بموضوعية والابتعاد عن الملاحظات الشخصية والتأكد من أنك تكتب باللغة الصحيحة .

الأسئلة المتداولة

• ما هي أنواع المحاضرات الموجودة؟

  تقرير الشرطة الجنائية عن نوع الجريمة، تقرير الشرطة الجنائية عن نوعية الوثيقة، تقرير الشرطة الجنائية عن موضوع التحقيق، السجلات عن قيمتها الاستدلالية.

• ما هو التقرير السنوي؟

  هو المحاضر الرسمية والدائمة التي تدون فيها محاضر ووقائع الاجتماعات الإدارية في الشركة.

• في أي مواعيد تعقد اجتماعات مجلس الإدارة؟

  يجتمع مجلس الإدارة مرتين في السنة على الأقل بدعوة من رئيس مجلس الإدارة.